Việc sử dụng email theo tên miền riêng không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn giúp bạn xây dựng thương hiệu và tăng độ tin cậy với khách hàng, đối tác. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần sử dụng Email Hosting để lưu trữ email, khác biệt hoàn toàn so với email thông thường. Vậy Email Hosting là gì và cần dựa vào những tiêu chí nào để chọn được dịch vụ Email Hosting tốt nhất? Hãy cùng tìm hiểu VMCLOUDZ chi tiết câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Tìm hiểu về email hosting
1. Email Hosting là gì?
Email Hosting là dịch vụ lưu trữ email chuyên biệt, cho phép doanh nghiệp sử dụng địa chỉ email gắn với tên miền riêng (ví dụ: contact@tencongty.com). Điểm khác biệt của Email Hosting là gì? So với email miễn phí, Email Hosting hoạt động trên nền tảng máy chủ độc lập, được tối ưu về hiệu suất và đảm bảo mức độ bảo mật cao hơn.
Khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp có thể linh hoạt tạo, quản lý và cấu hình số lượng tài khoản email theo nhu cầu sử dụng thực tế. Điều này giúp kiểm soát tốt hơn các hoạt động trao đổi thông tin nội bộ cũng như giao tiếp với khách hàng, đối tác.
Thêm vào đó, Email Hosting giúp email của doanh nghiệp hạn chế bị đưa vào thư mục spam hoặc thùng rác. Đồng thời làm tăng tính nhận diện thương hiệu, nâng cao độ tin cậy và tỷ lệ mở thư từ phía người nhận, gia tăng hiệu quả của các chiến dịch chăm sóc khách hàng hoặc marketing qua email.
2. Lợi ích khi sử dụng Email Hosting
Nâng cao độ nhận diện thương hiệu
Sử dụng địa chỉ email theo tên miền riêng đại diện cho tên công ty giúp tăng độ nhận diện và uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng/đối tác. Đồng thời, Email Hosting tăng tỷ lệ mở và đọc email vì có sự tin tưởng vào nguồn gửi cao hơn.
Tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp
Sử dụng email doanh nghiệp thay vì email thông thường giúp doanh nghiệp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mọi hoạt động liên lạc – từ nội bộ đến đối ngoại. Điều này góp phần xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ khách hàng, đối tác.
Quản lý linh hoạt và dễ dàng
Doanh nghiệp có thể tự cấu hình và kiểm soát số lượng tài khoản email theo nhu cầu sử dụng để kiểm soát tốt hơn hệ thống thông tin và quyền truy cập.
Dung lượng lưu trữ lớn
Email Hosting hỗ trợ dung lượng lớn, cho phép doanh nghiệp gửi và nhận file đính kèm có kích thước lớn, không bị giới hạn như các dịch vụ email miễn phí.
Giảm nguy cơ rơi vào thư rác
Email từ địa chỉ tên miền riêng ít bị đánh dấu là spam. Điều này rất quan trọng trong các chiến dịch gửi thư hàng loạt (email marketing, email blast…) của doanh nghiệp để gửi thông điệp đến người nhận.
Tối ưu chi phí vận hành
Email Hosting giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí duy trì hệ thống email doanh nghiệp vì không cần đầu tư hạ tầng hay thuê đội ngũ IT riêng để vận hành/bảo trì.
Bảo mật mạnh mẽ
Dữ liệu người dùng và email trên Email Hosting đều được mã hóa, backup định kỳ và bảo vệ bằng các lớp bảo mật nâng cao. Do đó có thể hạn chế tối đa các rủi ro như rò rỉ dữ liệu, tấn công mạng hay thất lạc thông tin quan trọng cho email của doanh nghiệp bạn.
Truy cập linh hoạt trên mọi thiết bị
Email Hosting hỗ trợ đa nền tảng, dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị (PC, laptop, điện thoại, máy tính bảng). Nhờ đó, người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không gián đoạn.
3. Các tiêu chí lựa chọn Email Hosting chất lượng
Khả năng lưu trữ
- Hãy chọn một dịch vụ Email Hosting cung cấp dung lượng lưu trữ đủ lớn để doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ email, tệp đính kèm và các dữ liệu liên quan. Ngoài ra, hãy ưu tiên các dịch vụ có hỗ trợ sao lưu và khôi phục email tự động, giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng.
- Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng email trao đổi hàng ngày, kích thước trung bình của tệp đính kèm, thời gian lưu trữ dữ liệu,… để chọn dung lượng Email Hosting.
Số lượng tài khoản hộp thư
- Hãy xác định rõ bao nhiêu nhân sự trong doanh nghiệp sẽ sử dụng email, từ đó chọn gói dịch vụ tương ứng với số lượng tài khoản cần thiết.
Khả năng mở rộng linh hoạt
- Doanh nghiệp nên chọn dịch vụ có khả năng mở rộng dung lượng và số lượng tài khoản theo thời gian. Điều này giúp đảm bảo hệ thống email không bị quá tải khi doanh nghiệp phát triển.
Các dịch vụ đi kèm
Nhiều nhà cung cấp Email Hosting hiện nay có các ưu đãi hoặc dịch vụ tích hợp như:
- Miễn phí tên miền hoặc hosting
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7
- Tích hợp với lịch, danh bạ, lưu trữ đám mây,…
- Giao diện quản trị dễ sử dụng.
- Hãy lựa chọn một gói dịch vụ toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
4. Hướng dẫn sử dụng Email Hosting hiệu quả
4.1. Chọn nhà cung cấp uy tín
Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu khi lựa chọn Email Hosting. Một nhà cung cấp uy tín không chỉ đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro như mất email, rò rỉ thông tin hay bị đưa vào danh sách spam. Những điểm bạn cần chú ý khi chọn nhà cung cấp Email Hosting là:
- Cơ sở hạ tầng bảo mật tốt, sử dụng mail server chuyên dụng.
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7, sẵn sàng xử lý sự cố nhanh chóng.
- Giao diện quản lý email dễ sử dụng, thân thiện.
- Tỷ lệ email vào hộp thư chính (inbox) cao.
- Hệ thống chống spam và quản lý blacklist IP hiệu quả.
4.2. Tối ưu tên email
Tên địa chỉ email chính là “gương mặt” đại diện cho doanh nghiệp khi giao tiếp qua internet với khách hàng/đối tác, tăng tính nhận diện thương hiệu. Khi đặt tên email, doanh nghiệp cần chú ý:
- Chọn tên ngắn gọn, dễ nhớ và dễ đọc.
- Sử dụng cấu trúc đồng bộ giữa các kênh (email, website, mạng xã hội).
- Tránh trùng với tên miền đã có hoặc tên doanh nghiệp khác.
- Không dùng từ ngữ nhạy cảm hoặc gây hiểu lầm.
4.3. Chú trọng bảo mật hệ thống
Điều quan trọng nhất với hệ thống Email Hosting là gì? Sự bảo mật chính là điều quan trọng nhất với doanh nghiệp. Một hệ thống email thiếu an toàn có thể trở thành điểm yếu nghiêm trọng, khiến doanh nghiệp bạn bị tấn công mạng hoặc rò rỉ dữ liệu. Do đó, hãy đảm bảo rằng hệ thống Email Hosting của bạn được bảo vệ đúng cách. Do đó hãy áp dụng các biện pháp sau cho Email Hosting:
- Mã hóa dữ liệu truyền tải qua SSL/TLS.
- Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA).
- Cài đặt tường lửa và phần mềm chống spam.
- Sử dụng dịch vụ có backup định kỳ, dễ khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố.
4.4. Phổ biến quy định sử dụng rõ ràng
Để quản lý hệ thống email doanh nghiệp hiệu quả, bạn cần ban hành và phổ biến quy định nội bộ cho toàn bộ nhân sự khi sử dụng email công ty. Một số nguyên tắc cơ bản cần nhắc đến là:
- Phân biệt email theo phòng ban để dễ quản lý (ví dụ: sales@, hr@, support@).
- Chỉ sử dụng email công ty cho mục đích công việc.
- Cảnh báo nhân viên về các rủi ro như phishing hoặc spam giả mạo.
- Ngay khi nhân viên nghỉ việc, cần vô hiệu hóa hoặc chuyển hướng email để bảo mật thông tin.
4.5. Tận dụng các phần mềm miễn phí
Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup, có thể lựa chọn Email Hosting miễn phí như Zoho Mail, Yandex Mail hay Outlook (Hotmail) để tối ưu chi phí. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Các gói miễn phí thường giới hạn dung lượng và tính năng.
- Bảo mật và độ ổn định có thể không cao bằng các gói trả phí.
- Khi doanh nghiệp phát triển, nên nâng cấp lên các gói chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu suất và bảo mật.
5. Nên sử dụng Email Hosting miễn phí hay trả phí?
5.1. Email Hosting miễn phí
Ưu điểm:
- Không tốn chi phí: Phù hợp với cá nhân, freelancer hoặc các doanh nghiệp nhỏ mới khởi nghiệp cần tiết kiệm tối đa ngân sách.
- Dễ sử dụng: Các nền tảng Email Hosting thường thiết kế đơn giản, dễ cài đặt và sử dụng mà không cần kiến thức kỹ thuật chuyên sâu.
Hạn chế:
- Giới hạn dung lượng và tính năng: Dung lượng hộp thư, số lượng tài khoản và giới hạn dung lượng tệp đính kèm, giao diện tùy chỉnh,…
- Thiếu tính chuyên nghiệp: Email miễn phí có thể đi kèm quảng cáo hoặc tên miền không chuyên nghiệp, làm giảm uy tín của đơn vị bạn khi giao tiếp với khách hàng.
5.2. Email Hosting trả phí
Ưu điểm:
- Dung lượng lớn, nhiều tính năng chuyên sâu: Hỗ trợ lưu trữ lớn, gửi tệp đính kèm dung lượng cao, quản lý email chuyên biệt theo phòng ban, hỗ trợ đồng bộ hóa với nhiều thiết bị và có thể tùy chỉnh tên miền và giao diện email.
- Bảo mật tốt hơn: Hỗ trợ mã hóa dữ liệu, lọc spam nâng cao, xác thực hai yếu tố, giúp khách hàng tiếp cận email và tin cậy hơn.
Hạn chế:
- Chi phí định kỳ: Gói email trả phí cần thanh toán theo tháng hoặc năm, có thể tăng đáng kể ngân sách của doanh nghiệp.
6. So sánh Domain Hosting, Web Hosting và Email Hosting
| Tiêu chí | Domain Hosting | Web Hosting | Email Hosting |
| Mục đích chính | Quản lý và cung cấp tên miền cho doanh nghiệp | Lưu trữ và phân phối nội dung website (file HTML, CSS, JS, hình ảnh, dữ liệu) | Lưu trữ và quản lý email theo tên miền riêng của doanh nghiệp |
| Tính năng chính | Đăng ký, gia hạn và quản lý tên miền | Không gian lưu trữ website, quản lý file, database, hỗ trợ web server | Tạo email theo tên miền riêng, giao diện webmail, lọc spam, bảo mật email |
| Cung cấp tài nguyên | Cung cấp tên miền | Không gian lưu trữ website và dữ liệu liên quan | Dung lượng lưu trữ email, công cụ quản lý tài khoản email |
| Quản lý tài nguyên | Qua cPanel domain hoặc bảng quản trị tên miền | Qua cPanel hoặc công cụ quản lý hosting | Qua webmail hoặc ứng dụng quản lý email như Outlook, Thunderbird… |
| Bảo mật | Không cung cấp tính năng bảo mật cho website hoặc email | Cung cấp bảo mật cơ bản (SSL, chống DDoS, tường lửa…) | Bảo mật cao (mã hóa, chống spam, xác thực hai lớp, sao lưu email…). |
| Môi trường sử dụng | Dành cho việc đăng ký và quản lý tên miền doanh nghiệp | Dành cho việc lưu trữ và vận hành website | Dành cho việc tạo và quản lý hệ thống email chuyên nghiệp trong doanh nghiệp |
| Tích hợp dịch vụ khác | Không tích hợp với dịch vụ nào khác | Có thể tích hợp với email nhưng không tối ưu bằng dịch vụ email chuyên biệt | Tích hợp tốt với ứng dụng email như Outlook, Apple Mail, Webmail… |
| Ví dụ sử dụng | Đăng ký tên miền cho website/email như yourcompany.com | Lưu trữ toàn bộ nội dung website, hình ảnh, video, database… | Tạo email chuyên nghiệp như support@yourcompany.com cho nhân viên và đối tác |
7. Câu hỏi thường gặp
7.1. Email Hosting khác gì với Gmail, Yahoo hay Outlook?
Các dịch vụ như Gmail, Yahoo hay Outlook đều cung cấp email miễn phí nhưng giới hạn hơn vì sử dụng tên miền chung (@gmail.com, @yahoo.com). Trong khi đó, Email Hosting cho phép bạn sử dụng địa chỉ email gắn với tên miền riêng của doanh nghiệp, từ đó thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng khả năng kiểm soát, bảo mật dữ liệu nội bộ tốt hơn.
7.2. Email Hosting có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?
Câu trả lời là “Có”. Email Hosting yêu cầu trả phí dịch vụ nhưng mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ đang xây dựng hình ảnh thương hiệu. Bạn có thể cân nhắc bắt đầu với gói dịch vụ cơ bản và nâng cấp khi công ty phát triển hơn.
7.3. Có thể sử dụng Email Hosting với domain có sẵn không?
Hoàn toàn có thể. Nếu bạn đã sở hữu tên miền riêng, bạn chỉ cần trỏ bản ghi DNS về máy chủ của nhà cung cấp Email Hosting là có thể bắt đầu sử dụng email theo tên miền. Việc này khá đơn giản, bạn có thể nhờ nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ.
7.4. Email Hosting có ảnh hưởng đến SEO không?
Email Hosting không ảnh hưởng trực tiếp đến thứ hạng SEO nhưng nó lại gián tiếp hỗ trợ cho các chiến dịch marketing và xây dựng thương hiệu.
Để đảm bảo toàn diện từ hiệu năng web đến khả năng gửi nhận email chất lượng, người dùng thường chuyển sang sử dụng hosting SEO – một giải pháp đã tối ưu sẵn cả hạ tầng web lẫn dịch vụ email, giúp nâng cao uy tín miền và hỗ trợ tốt nhất cho thứ hạng tìm kiếm.
7.5. Cách đặt Email theo tên miền hiệu quả
Khi đặt Email theo tên miền, bạn nên sử dụng tên công ty hay tên cá nhân để tạo sự chuyên nghiệp. Bạn không nên dùng biệt hiệu/biệt danh vì có thể khiến người nhận giảm sự tin tưởng với bạn (dungdeptrai@yourdomain.com). Thêm vào đó, phần trước dấu “@”nên dùng chữ thường hoàn toàn để tránh nhầm lẫn và lỗi gửi/nhận email.
Hy vọng nội dung được VMCLOUDZ chia sẻ trên đây giúp bạn hiểu rõ dịch vụ Email Hosting là gì và các thông tin liên quan để đưa ra quyết định phù hợp nhất với nhu cầu. Tùy theo quy mô, ngân sách và nhu cầu sử dụng, bạn nên cân nhắc kỹ về dung lượng, độ bảo mật, khả năng chống spam,… để có dịch vụ Email Hosting tối ưu nhất. Nếu cần tư vấn cụ thể hơn, đừng ngần ngại liên hệ với VMCLOUDZ để được hỗ trợ chi tiết nhé!
